Obecný úrad

Systém IIS MIS zabezpečuje komplexnú podporu činností obecného úradu pre oblasti spracovania administratívnych, kancelárskych, evidenčných, daňových a ďalších agend samosprávy. Organizácie štátnej a verejnej správy môžu systém IIS MIS využiť na komplexné zabezpečenie správy registratúry (registratúrne záznamy, spisy, registratúrne stredisko, archív a potrebné procesy). Prostredníctvom Digitálnej kancelárie získate systém IIS MIS ako službu a takto ušetríte potrebu značných vstupných a prevádzkových nákladov.

Riešenie je univerzálne použiteľné pre samosprávy obcí a menších miest. Riešenie podporuje integrované aplikovanie eGOV služieb (komunikácia občanov s úradom prostredníctvom internetu).
Systém IIS MIS formou služby pre Digitálnu kanceláriu obecného úradu poskytuje nástroje, ktoré pokrývajú činnosti referátov vrátane potrebných tlačových výstupov, zostáv a ďalších procesných spracovaní.
Základný balík riešenia obsahuje 2x simultánny prístup do aplikácií (zákazník môže požiadať aj o väčší počet prístupov):

Informácie

•  Centrálne registre
• Správa registratúry
• Elektronická registratúra
• Manažérske prehľady
• Kalendáre a Plánovač
• Spracovanie čiarových kódov
• Odkazy

Dane a poplatky

• Daň z nehnuteľností
• Daň za psy
• Daň za predajné automaty
• Daň za nevýherné hracie prístroje
• Daň za užívanie verejného priestranstva
• Miestne dane
• Komunálny odpad
• Prenájom nehnuteľností
• Došlé doručenky
• Došlé platby, Rozpis VAKUP

Agendy

• Kataster nehnuteľností
• Časti obce, Ulice, Adresy, Súpisné čísla
• Obyvatelia, Voľby
• Podnikatelia a prevádzky
• Povoľovacie procesy
• Priestupky

Agendy v prostredí Digitálnej kancelárie IIS MIS podporujú všetky potrebné súvisiace činnosti úradu, ako napr. vytváranie resp. vyrubovanie dokladov a zostáv hromadne alebo jednotlivo (výmery, výzvy, povolenia, rozhodnutia, listy vlastníctva, volebné zostavy, a i.). Evidencia subjektov v agendách (obyvatelia, fyzické osoby, právnické osoby, živnostníci) je napojená na evidenciu obyvateľov a centrálne registre osôb a adries.

Saldokontné agendy (dane, poplatky, prenájmy) sú prepojené na centrálnu evidenciu saldokonta, došlé platby sú zadávané jediným centrálnym vstupom, umožňujú úplné automatické (príp. aj manuálne) párovanie došlých platieb, poskytujú potrebné prehľadové zostavy saldokonta subjektov a kumulované alebo detailné výstupy pre potreby účtovníctva (ako tlačové zostavy alebo súbory).

Evidencia saldokonta subjektov je vedená prehľadne, kompletne a detailne, pričom pre potreby účtovníctva postačujú kumulované výstupy (osobitne je možné aj automatizované napojenie na účtovníctvo). Agendy majú štandardne priame prepojenie na Správu registratúry (pošta, spisy).

Poskytnutie služby - prispôsobenie systému na podmienky úradu
Pri poskytnutí Digitálnej kancelárie IIS MIS vykonáme: 

• konfiguráciu systému pre potreby Vášho úradu
• migráciu - transformáciu aktuálnych dát (ulice, adresy, Evidencia obyvateľov, Daň z nehnuteľností, Komunálny odpad, Psy, Kataster nehnuteľností (LV, EL))
• autorizáciu pracovníkov do systému (pridelenie prístupových práv)
• zaškolenie

Zmeny sa dnes dejú všade.

• V roku 2012 nadobudla účinnosť nová legislatíva pre dane a poplatky.
• Naše riešenie garantuje súlad s legislatívou ihneď pri spustení a počas celého ďalšieho využívania.
• V rámci poskytnutia systému zrealizujeme konverziu pôvodných dát, takže prechodom na nový systém budete mať zachované a k dispozícii aktuálne dáta okamžite.
• Implementácia a spustenie systému je rýchle, prevádzku systému konfiguráciou prispôsobíme štandardom Vášho úradu.
• Významná, a obzvlášť v dnešnej dobe, je skutočnosť, že pri ponúkanom spôsobe prevádzky informačného systému (prevádzka v špecializovanom Dátovom centre s dostupom cez internet - úrad nemusí zabezpečovať žiadny hardvér ani softvér) nevzniknú žiadne potreby na kapitálové výdavky Vašej samosprávy.

Zákon č. 563 / 2009 Z.z. o správe daní
§ 156 Úrok z omeškania (účinný od 1.1.2012) 

• IIS MIS umožňuje vyrubovanie úroku z omeškania (pôv. sankčný úrok) s plne automatickým výpočtom výlučným použitím údajov evidovaných v databáze systému.
• IIS MIS umožňuje hromadné vyrubovanie úroku z omeškania s plne automatickým výpočtom za celé legislatívne relevantné obdobie ( aj spätne za všetky roky v rozsahu podľa platnej legislatívy a na jeden beh generovania výrubu výmerov).
• IIS MIS umožňuje úplnú (bezuzávierkovú) evidenciu priebehu saldokonta daňovníka - unikátna vlastnosť systému IIS MIS v rámci samospráv SR - je kľúčom k plne automatickému výpočtu úroku z omeškania.

Zákon č. 460 / 2011 Z.z. (účinný od 1.12.2012)   -   § 99a, § 99b, § 99e, § 17 ods. 7
(novela zákona 582 / 2004 Z.z. o miestnych daniach a miestnom poplatku)

• Novelou sa správa rôznych daní zlúčila do jednej agendy - Spoločné dane.

• Digitálna kancelária IIS MIS referentom spravujúcim agendu Spoločné dane poskytne kvalitné, efektívne a komfortné nástroje.

Registre osôb, kontaktov, adries

Register: Fyzické osoby
Slúži na centrálnu evidenciu fyzických osôb (občanov). Umožňuje evidovať ku každej osobe o. i. zoznamy adries a ďalšie kontaktné údaje (e-maily, funkcie, pracoviská, telefóny, mobily, faxy...).

Register: Živnostníci
Slúži na centrálnu evidenciu živnostníkov t.j. fyzických osôb so živnostenským listom. Umožňuje evidovať ku každej osobe zoznamy adries a ďalšie kontaktné údaje (e-maily, funkcie, pracoviská, telefóny, mobily, faxy...).

Register: Právnické osoby
Slúži na centrálnu evidenciu právnických osôb (štátne a neštátne inštitúcie, organizácie, privátne spoločnosti a pod.). Umožňuje evidovať ku každej osobe zoznamy štatutárnych a iných zástupcov, zoznamy adries a ďalšie kontaktné údaje (e-maily, funkcie, pracoviská, telefóny, mobily, faxy...).

Register: Kontakty
Slúži na vytváranie a centrálnu evidenciu priamo a jednoznačne použiteľných kontaktov. Register, napr. ku konkrétnemu subjektu z Registra PO, umožní vytvoriť jedinečnú konkrétnu adresnú a kontaktnú informáciu - presnú užívateľom usporiadanú štruktúru konkrétnej adresy (napr. oslovenie, meno pracovníka, funkcia, pracovisko, názov organizácie, konkrétna adresa ...), a presnú užívateľom zadefinovanú kontaktnú informáciu (jeden konkrétny e-mail, telefón, mobil, fax ...). Použitie registra významne zefektívňuje, zjednodušuje a urýchľuje prácu užívateľov napr. pri hromadnom vytváraní a odosielaní registratúrnych záznamov, e-mailov, e-podaní a pod. Tento register zároveň voľne zastrešuje aj registre osôb a adries.

Register: Adresáre
Registre osôb a kontaktov umožňujú užívateľom vytvárať a používať pre tieto registre adresáre (verejné, súkromné, skupinové). Do adresárov je možné zoskupovať záznamy daného registra podľa želaného členenia resp. významu (napr: diplomati, sociálna komisia, zastupiteľstvo...). Jeden záznam registra je možné zaradiť do ľubovoľného počtu adresárov.

Registre: Adresy v obci, Adresy mimo obce
Slúžia na centrálnu evidenciu adries používaných pre potreby registrov osôb, kontaktov a evidenciu obyvateľov.

Elektronická registratúra
Je tvorená súborom modulov, ktoré tvoria nadstavbové integrované elektronické prostredie ku štandardnej Správe registratúry. Zabezpečuje podmienky pre internú a externú elektronickú komunikáciu úradu s občanmi a ďalšími inštitúciami. Poskytuje kvalitné nástroje na manažérske riadenie organizácie a správu a manažovanie dokumentov vrátane podmienok pre digitálny archív. Napĺňa podmienky pre aplikovanie bezpečnostných štandardov podľa platnej legislatívy.

Správa registratúry - Spisy a Denníky registratúrnych záznamov
Zabezpečuje a komplexne podporuje agendu súvisiacu s vykonávaním platnej legislatívy o archívoch a registratúrach. Umožňuje centrálnu evidenciu a spracovanie registratúrnych záznamov a spisov, sledovanie vybavenosti, odstupovanie, ročné uzávierky, vyraďovacie konania a ďalšie činnosti. Dáva k dispozícii integrované použitie dokumentov priamo v registratúrnych záznamoch a spisoch na báze produktov Open Office, skenované dokumenty a iné súbory. Poskytuje špeciálne funkcie pre vysokú automatizáciu vyraďovacích konaní na všetkých stupňoch. Umožňuje evidenciu spisov aj v hierarchicky štruktúrovaných archívnych regáloch. Spravuje a riadi dokumenty počas celého ich životného cyklu v organizácii. Riešenie systému je certifikované posudkom Odboru archívov a registratúr Ministerstva vnútra SR.

Manažérske prehľady
Je to skupina agend systému, ktoré poskytnú centrálne saldokontné prehľady autorizovaným užívateľom. Umožnia vedúcim pracovníkom a ďalším zodpovedným pracovníkom rýchly a pohodlný prístup k saldokontným údajom (nedoplatky, preplatky, neplatiči, sumárne, jednotlivo ...).

K vlastnostiam patria napr.: 

• konfigurovateľné prehľadové zostavy za saldokontné agendy (DzN, TKO, ...)
• centrálny prístup k zobrazeniu stavu pohľadávok a záväzkov, stavu saldokonta, vyrúbených predpisov, došlých platieb, účtovného stavu podľa predkontácií (výberové prehľady o nedoplatkoch, pokutách, penalizáciach,  vyrúbených predpisoch, došlých platbách, iniciálnom salde ...) podľa rôznych kritérií
• možnosť priameho vstupu do detailu subjektu v agende (saldo, kmeňové informácie, vyrúbené predpisy ...)
• možnosť naplánovania automatizovaného výpočtu (denne, týždenne, mesačne ...)
• triediace, výberové a tlačové mechanizmy, výstupy do Excelu resp. Calcu

Odkazy
Agenda trvale eviduje všetky odkazy, ktoré užívateľ obdrží v prostredí systému. Odkazy systém notifikuje-oznamuje priamo počas práce užívateľa, resp. pri prihlásení. K vlastnostiam patrí napr.: 

• evidencia došlých oznamov pre konkrétneho užívateľa
• automatické upozornenie na nové došlé oznamy
• trvalá evidencia histórie všetkých odkazov
• výbery podľa neprečítaných, prečítaných resp. všetkých oznamov
• triediace, výberové a tlačové mechanizmy, výstupy do Excelu resp. Calcu

Dane a poplatky
Komplexná evidencia subjektov, príloh, saldokonta a všetkých ďalších potrebných informácií z pohľadu legislatívy ako aj praxe (DzN, Psy, Automaty, Zaujatie VP, TKO ...). 
K osobitným vlastnostiam patrí napr.: 

• detailná evidencia subjektu (vrátane súvisiacich dokladov, saldokonta, ...) od zaevidovania až do ukončenia za každý rok
• jednoduchý a rýchly prechod do ďalšieho kalendárneho roka
• dopredná evidencia subjetov (nový rok pripravíte bez ohľadu na uzávierku aktuálneho / starého roka)
• špecializovaná utilitárna evidencia pre dane a poplatky (DzN, TKO, Psy, ... výsadné osobitosti každej agendy v evidencii subjetov maximalizujú automatizáciu spracovaní)
• prefixy VS až na úrovni rozhodnutí maximalizujú automatizáciu párovania platieb až do úrovne konkrétneho dokladu (PV, úrok z omeškania ...)
• automatické zaevidovanie dátumov doručenia rozhodnutí s prepočtom dátumu právoplatnosti a splatnosti rozhodnutí na báze čiarových kódov (centrálny vstup za všetky agendy)
• automatizované kontrolné a opravné mechanizmy pre problematiku úhrad na nesprávne VS
• úplná bezuzávierková evidencia priebehu saldokonta subjektu bez ohľadu na účtovné uzávierky (teda úrok z omeškania (nová legislatíva) je možné vyrubiť jednoznačne a s plne automatickým výpočtom)
• hromadné vyrubovanie úroku z omeškania s plne automatickým výpočtom a trvalou evidenciou všetkých rozhodujúcich skutočností použitých pre výpočet
• napojenie na Registre osôb a Registre adries
• automatický výpočet daňovej povinnosti (vrátane uplatnenia doby oslobodenia, ai.)
• automatické párovanie platieb s možnosťou voľného ručného prepárovania
• automatické párovanie platieb metodikou štandardných VS
• priame prepojenie dokladu na Správu registratúry, automatické vytvorenie registratúrneho záznamu a zaspisovanie
• hromadné výruby (PV, výzvy ...) a hromadné tlače vrátane doručenkových obálok a podacích listov
• široké triediace, výberové a tlačové mechanizmy, výstupy do Excelu resp. Calcu

Došlé platby, Elektronický rozpis VAKUP
Agenda slúži pre centrálnu evidenciu, sledovanie a zadávanie došlých platieb (banka, poštové poukážky, pokladňa). Umožňuje aj automatické spracovanie a napárovanie platieb uhradených poštovými poukážkami na pošte. 
K osobitným vlastnostiam patrí napr.: 

• evidencia bankových výpisov z ľubovoľného počtu bankových účtov
• automatická identifikácia subjektu platby podľa variabilného symbolu došlej platby
• upozornenie na nesprávny variabilný symbol, zoznam platieb s nesprávnymi variabilnými symbolmi
• možnosť ručného vyhľadania subjektu na identifikáciu platby v prípade chýbajúceho alebo nesprávneho VS
• možnosť opravy nesprávneho variabilného symbolu s uchovaním pôvodnej hodnoty
• automatické spárovanie zadanej platby (uhradenie pohľadávok subjektu došlou platbou)
• automatické párovanie podľa štandardných a neštandardných VS
• skupinové párovanie VS typu ad-hoc pre agendy s evidenciou tzv. "starých" (pôvodných) VS
• možnosť ručného napárovania resp. prepárovania: automaticky, na agendu a subjekt, predkontáciou
• sumáre predkontácií za zvolené obdobie
• široké triediace, výberové a tlačové mechanizmy, výstupy do Excelu resp. Calcu

Prenájom nehnuteľností
Komplexná evidencia subjektov, príloh, saldokonta a všetkých ďalších potrebných informácií z pohľadu legislatívy ako aj praxe pre prenájom nehnuteľností (garáže, pozemky, záhrady, domy, byty ...).
K osobitným vlastnostiam patrí napr.:

• evidencia prenajatých nehnuteľností a uhrádzania platieb za prenájom
• detailná evidencia údajov (vrátane súvisiacich dokladov, saldokonta..)
• generovanie splátkových kalendárov - termíny, splátky - (automaticky / manuálne / podľa prednastavenia)
• ďalšie analogické vlastnosti ako majú agendy pre dane a poplatky

Došlé doručenky - centralizované spracovanie
Agenda slúži pre hromadné a centrálne zadávanie dátumov doručenia vrátane podpory využitia čiarového kódu. Pre prípady hromadného rozposielania doporučených zásielok výrazne zníži pracnosť a zdĺhavosť zadávania dátumov doručenia doporučených listov s doručenkou, alebo doručovaných osobne do rúk, do systému. V agende systém umožní všetky doručenky (dátumy) zadávať hromadne a priamo príp. aj centrálne (jediným alebo aj viacerými referentmi).
K osobitným vlastnostiam patrí napr.:

• umožňuje centrálne rýchle hromadné zadávanie dátumov podľa doručeniek
• dôležité pre doklady so splátkami splatnými podľa dátumu doručenia a následné sankcie (úrok z omeškania..)
• výrazne zefektívňuje prácu referentov
• chráni úrad pred možnými nesúladmi pri vymáhaní nedoplatkov a exekučných konaniach
• detailné žurnálovanie stavu zadania dátumov splatnosti (evidujú sa aj zmeny konané priamo v agendách pre dane, poplatky, prenájmy)

Kataster nehnuteľností
Agenda slúži pre centrálnu evidenciu pre parcely, LV, EL podľa Katastra. Umožňuje import údajov z Katastra, eviduje a dáva k dispozícii celú históriu importov.
K osobitným vlastnostiam patrí napr.:

• členenie evidencie podľa katastrálnych území (ľubovoľný počet KÚ pre obec, mesto)
• funkcia na import údajov z ISKN pre celoštátne platný formát (používaný napr. pre program WISKAN)
• trvalá evidencia časových radov (histórie) LV, EL pre jednotlivé KÚ s možnosťou dodatočného nahratia starších časových radov
• priame napojenie na LV, EL vrátane histórie pre jednotlivé KÚ z iných agend - využitie pre zadávanie a verifikáciu údajov v iných agendách (DzN, poplatky, Povoľovacie procesy ...)
• tlač výpisov z LV, EL
• široké triediace, výberové a tlačové mechanizmy, výstupy do Excelu resp. Calcu

Časti obce, Ulice, Adresy, Súpisné čísla
Agendy slúžia pre centrálnu evidenciu popisov a adries obce a ako základné elementy pre Registre osôb, kontaktov, agendu Evidencia obyvateľov a všetky ďalšie agendy, ktoré sa odvolávajú na tu evidované informácie.

Obyvatelia, Voľby
Agendy slúžia pre centrálnu evidenciu obyvateľov a komplexné spracovanie všetkých druhov volieb a referenda. Agendy spĺňajú podmienky platnej legislatívy vrátane zabezpečenia ochrany osobných údajov v zmysle zákona.

Agenda EO zabezpečuje centrálnu evidenciu obyvateľov s trvalým pobytom v obci (+presťahovaní, zomrelí, vyradení..) a slúži ako základný zdroj údajov o obyvateľoch pre celý systém.

K osobitným vlastnostiam patrí napr.:

• použitie adresárov pre členenie obyvateľov podľa voľných kategórií (diplomati, primátori, riaditelia, starostovia..)
• detailné informácie o obyvateľovi vrátane príbuzných (deti, rodičia), vytváranie väzieb rodinných vzťahov
• evidencia všetkých adries obyvateľa (trvalý pobyt, prechodný pobyt, korešpondenčná adresa, iná adresa)
• evidencia histórie všetkých zmien v údajoch obyvateľa
• zaraďovanie / vyraďovanie obyvateľov z evidencie
• preraďovanie do evidencie v centrálnom registri ostatných osôb
• tlače hláseniek pre trvalý pobyt - výstup do formulára / s predtlačou formulára: hlásenie o sťahovaní (ŠÚ SR) hromadne aj jednotlivo, prihlasovací / odhlasovací lístok, oznámenie zmeny
• tlače hláseniek pre prechodný pobyt - výstup do formulára / s predtlačou formulára: prihlasovací lístok, oznámenie o prihlásení
• automatické kontrolné mechanizmy na duplicity a neúplnosť nových záznamov (RČ, mená ...)
• dávkové kontroly na korektnosť údajov (použitie najmä po prvotnom nasadení pôvodných údajov do systému: duplicity, podozrivé zhody a nesúlady, nevyplnené rozhodujúce údaje v starých dátach, kontrola oproti zoznamom z polície..)
• štatistiky - rozsiahle výberové kritéria a zisťovania štatistických údajov

Podnikatelia a prevádzky
Agenda slúži na evidenciu podnikateľov a evidenciu prevádzok. Dáva k dispozícii potrebné nástroje pre potreby úradu.

Povoľovacie procesy
Agenda slúži na evidenciu a spracovanie údajov pre povoľovacie procesy. Umožňuje evidenciu žiadateľov a nimi požadovaných akcií (ambulantný predaj, havária, kultúrne podujatie, reklama, rozkopávka, vyhradené parkovanie, záber verejného priestranstva, zhromažďovanie..).
K osobitným vlastnostiam patrí napr.:

• napojenie na Registre osôb a Registre adries
• u každej akcie sa evidujú detailné údaje o konaní (číslo konania, obdobie zaujatia, zaujaté plochy, komunikácia, ulice, správny poplatok..), dodávateľoch, dôvodoch, dodatkoch
• prepojenie - prenos záznamov do agendy Daň za užívanie verejného priestranstva
• tlačové zostavy (doklady) pre jednotlivé typy akcií
• triediace, výberové a tlačové mechanizmy, výstupy do Excelu resp. Calcu

Programové vybavenie aplikácií pre službu Digitálna kancelária IIS MIS poskytuje a zabezpečuje spoločnosť A.V.I.S. - International Software Distribution& Servis, s.r.o.