Elektronická registratúra

Systém IIS MIS zabezpečuje komplexnú podporu riešenia činností informačného systému pre automatizovaný systém správy registratúry na evidenciu, vybavovanie, obeh, označovanie, vyraďovanie a uschovávanie dokumentov (registratúrne záznamy a spisy) organizácie, pri rešpektovaní platných legislatívnych noriem - zákona NR SR č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov a vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z.z.

Riešenie je univerzálne použiteľné pre štátny a verejný sektor, privátne a ďalšie organizácie. Riešenie podporuje integrované aplikovanie eGOV služieb (komunikácia verejnosti s organizáciou prostredníctvom internetu (podania, sťažnosti, žiadosti, rozhodnutia a iné listiny)).
Systém IIS MIS formou služieb poskytuje nástroje, ktoré pokrývajú aj činnosti vrátane potrebných tlačových výstupov, zostáv a ďalších procesných spracovaní.
Základný balík riešenia obsahuje 2x simultánny prístup do aplikácií (zákazník môže požiadať aj o väčší počet prístupov):

Informácie 

• Centrálne registre
• Správa registratúry
• Elektronická registratúra
• Kalendáre a Plánovač
• Spracovanie čiarových kódov
• Odkazy

Poskytnutie služby - prispôsobenie systému na podmienky úradu
Pri poskytnutí Digitálnej kancelárie IIS MIS vykonáme: 

• konfiguráciu systému pre potreby Vášho úradu
• migráciu - transformáciu aktuálnych dát (registratúrne záznamy a spisy)
• autorizáciu pracovníkov do systému (pridelenie prístupových práv)
• zaškolenie

Vlastnosti Elektronickej registratúry

• centrálna evidencia a procesné spracovanie všetkých Registratúrnych záznamov a Spisov vrátane e-dokumentov prináležiacich k RZ, Spisu
• podpora pre Správu registratúry na všetky úrovne - Podateľňa, Registratúrne stredisko, Archív a regálovanie
• hromadné spracovanie RZ a Spisov (parametre, odstupovanie, zaspisovanie, prideľovanie správy, tlač obálok, spisových obalov, priložených dokumentov, podacích listov, preberacích protokolov, ...)
• hromadné generovanie a rozdeľovník RZ podľa vzorového RZ vrátane prináležiacich dokumentov
• automatizované preraďovacie a vyraďovacie konania z Príručnej registratúry do Registratúrneho strediska a Archívu
• osobitná a chránená evidencia v Registratúrnom stredisku a Archíve
• evidencia pre ľubovoľné doplňujúce štruktúrované údaje (rôzne dátové typy) k RZ a Spisom a nad nimi sofistikované a rýchle vyhľadávanie informácií, klasifikácia RZ
• zakladače na zoskupovanie záznamov podľa želania užívateľa (zakladače vytvára a záznamy zakladá užívateľ)
• dynamické zakladače na zoskupovanie záznamov podľa zadaných pravidiel (zakladače vytvára a záznamy zakladá automatika systému)
• integrovaná tvorba dokumentov na báze Open Office (písomnosti, vzorové šablóny, formuláre, ...)
• centrálne úložisko dát, centrálne zálohovanie a archivácia

Principiálne prínosy pre organizáciu

• automatizované prepojenie registratúry s elektronickými schránkami ÚPVS
• úplná evidencia záznamov prichádzajúcich do organizácie a odchádzajúcich z organizácie
• kontrola stavu spracovania dokumentov
• unifikovaná, prehľadná a komplexná správa záznamov
• používanie záväzných štandardov pre písanie dokumentov (centrálne šablóny a formuláre)
• automatizovaná podpora vyraďovacích konaní podľa platnej legislatívy
• odborné poradenstvo pri tvorbe internej predpisovej dokumentácie v oblasti Správy registratúry
• centrálne manažovanie a archivácia e-dokumentov podľa platnej legislatívy
• automatické ukladanie dokumentov v centrálnom úložisku dát

Principiálne funkcionality pre organizáciu

• komplexná podpora pre spracovanie záznamov v celom rozsahu potrieb Správy registratúry
• možnosť prezerania, či doplňovania skenovaných dokumentov
• elektronický archív, vyhľadávanie podľa rôznych kritérií, podľa kľúčových slov, sledovanie termínov
• podpora celého registratúrneho cyklu dokumentu - od podateľne, cez organizačné jednotky a zaspisovanie, odovzdanie do registratúrneho strediska, vyraďovacie konania, sledovanie lehôt a likvidáciu po lehote uloženia
• auditovanie každého jedného dokumentu (kto, čo, kedy s dokumentom urobil)
• práca so šablónami firemných dokumentov
• automatické vytváranie verzií dokumentov
• aplikácia bezpečnostných štandardov v prevádzke

Registre osôb, kontaktov, adries

Register: Fyzické osoby
Slúži na centrálnu evidenciu fyzických osôb (občanov). Umožňuje evidovať ku každej osobe o. i. zoznamy adries a ďalšie kontaktné údaje (e-maily, funkcie, pracoviská, telefóny, mobily, faxy...).

Register: Živnostníci
Slúži na centrálnu evidenciu živnostníkov t.j. fyzických osôb so živnostenským listom. Umožňuje evidovať ku každej osobe zoznamy adries a ďalšie kontaktné údaje (e-maily, funkcie, pracoviská, telefóny, mobily, faxy...).

Register: Právnické osoby
Slúži na centrálnu evidenciu právnických osôb (štátne a neštátne inštitúcie, organizácie, privátne spoločnosti a pod.). Umožňuje evidovať ku každej osobe zoznamy štatutárnych a iných zástupcov, zoznamy adries a ďalšie kontaktné údaje (e-maily, funkcie, pracoviská, telefóny, mobily, faxy...).

Register: Kontakty
Slúži na vytváranie a centrálnu evidenciu priamo a jednoznačne použiteľných kontaktov. Register, napr. ku konkrétnemu subjektu z Registra PO, umožní vytvoriť jedinečnú konkrétnu adresnú a kontaktnú informáciu - presnú užívateľom usporiadanú štruktúru konkrétnej adresy (napr. oslovenie, meno pracovníka, funkcia, pracovisko, názov organizácie, konkrétna adresa ...), a presnú užívateľom zadefinovanú kontaktnú informáciu (jeden konkrétny e-mail, telefón, mobil, fax ...). Použitie registra významne zefektívňuje, zjednodušuje a urýchľuje prácu užívateľov napr. pri hromadnom vytváraní a odosielaní registratúrnych záznamov, e-mailov, e-podaní a pod. Tento register zároveň voľne zastrešuje aj registre osôb a adries.

register: Adresáre
Registre osôb a kontaktov umožňujú užívateľom vytvárať a používať pre tieto registre adresáre (verejné, súkromné, skupinové). Do adresárov je možné zoskupovať záznamy daného registra podľa želaného členenia resp. významu (napr: diplomati, sociálna komisia, zastupiteľstvo...). Jeden záznam registra je možné zaradiť do ľubovoľného počtu adresárov.

Registre: Adresy mimo obce, Adresy zadávané popisom
Slúžia na centrálnu evidenciu adries používaných pre potreby registrov osôb a kontaktov.

Elektronická registratúra
Je tvorená súborom modulov, ktoré tvoria nadstavbové integrované elektronické prostredie ku štandardnej Správe registratúry. Zabezpečuje podmienky pre internú a externú elektronickú komunikáciu úradu s občanmi a ďalšími inštitúciami. Poskytuje kvalitné nástroje na manažérske riadenie organizácie a správu a manažovanie dokumentov vrátane podmienok pre digitálny archív. Napĺňa podmienky pre aplikovanie bezpečnostných štandardov podľa platnej legislatívy.

Správa registratúry - Spisy a Denníky registratúrnych záznamov
Zabezpečuje a komplexne podporuje agendu súvisiacu s vykonávaním platnej legislatívy o archívoch a registratúrach. Umožňuje centrálnu evidenciu a spracovanie registratúrnych záznamov a spisov, sledovanie vybavenosti, odstupovanie, ročné uzávierky, vyraďovacie konania a ďalšie činnosti. Dáva k dispozícii integrované použitie dokumentov priamo v registratúrnych záznamoch a spisoch na báze produktov Open Office, skenované dokumenty a iné súbory. Poskytuje špeciálne funkcie pre vysokú automatizáciu vyraďovacích konaní na všetkých stupňoch. Umožňuje evidenciu spisov aj v hierarchicky štruktúrovaných archívnych regáloch. Spravuje a riadi dokumenty počas celého ich životného cyklu v organizácii. Riešenie systému je certifikované posudkom Odboru archívov a registratúr Ministerstva vnútra SR.

Kalendáre a Plánovač
Agenda umožňuje aj riadené plánovanie využitia spoločných technických prostriedkov organizácie (autá, projektory, notebooky, zasadačky, hlasovacie zariadenia, ozvučenie, ...) a zabezpečovanie špecializovaných služieb pre osobitné aktivity a akcie organizácie (občerstvenie, prospekty, rôzne tlačoviny,....). Súbor technických prostriedkov a služieb nazývame materiálovo-technické zdroje (ďalej len ”MTZ”).

Agenda prináša nasledovné benefity a podporu pre: 

• osobné plánovanie
• plánovanie pre útvary
• plánovanie k záznamom v Registratúre, Evidencii zmlúv, saldokontných agendách (DzN, Psy, TKO, ...)      a ďalších agendách
• riadenie využítia materiálnych zdrojov organizácie

Spracovanie čiarových kódov
Nástroje modulu majú za úlohu zefektívňovať práce, ktoré súvisia predovšetkým s hromadným spracovaním tlačových výstupov (dokumenty, listiny, rozhodnutia, tlač adries na obálky (obyčajné, doporučené s doručenkou..).

Odkazy
Agenda trvale eviduje všetky odkazy, ktoré užívateľ obdrží v prostredí systému. Odkazy systém notifikuje-oznamuje priamo počas práce užívateľa, resp. pri prihlásení. K vlastnostiam patrí napr.:

• evidencia došlých oznamov pre konkrétneho užívateľa
• automatické upozornenie na nové došlé oznamy
• trvalá evidencia histórie všetkých odkazov
• výbery podľa neprečítaných, prečítaných resp. všetkých oznamov
• triediace, výberové a tlačové mechanizmy, výstupy do Excelu resp. Calcu

Programové vybavenie aplikácií pre službu Digitálna kancelária IIS MIS poskytuje a zabezpečuje spoločnosť A.V.I.S. - International Software Distribution& Servis, s.r.o.