Leto je obdobím, kedy by sa firma mala zamyslieť nad výsledkami z prvej polovice roka. Vaši zákazníci budú na dovolenkách, čo znamená, že objednávok aj práce na klientoch pravdepodobne bude o niečo menej.
Práve teraz je tak ideálny čas na testovanie nových technológií a nástrojov, ktoré vám zjednodušia život, znížia náklady a zvýšia efektivitu.
Navyše, pokiaľ zvládnete všetko správne, digitalizácia a zapracovanie cloudových riešení vám umožnia si vašu vlastnú dovolenku vychutnať a mať kontrolu nad tým, že všetko funguje správne.
1. Cloudové služby
Google Drive alebo OneDrive od Microsoftu určite poznáte. Cloudovým úložiskom dokumentov, vďaka ktorému bude mať každý zamestnanec neustále prístup k poslednej verzii súborov, spravovanej spolu s kolegami, to však len začína.
Vaša firma môže siahnuť po komplexných riešeniach ako je Google Workspace, Microsoft 365 alebo na mieru nastavenej platforme Network Storage od SWANu. Jej výhodou je flexibilné a pokojne aj násobne väčšie úložisko v porovnaní s bežnými komernčnými cloudami.
Škálovateľná kapacita môže mať od niekoľkých desiatok GB až po stovky terabajtov, to všetko za vopred dohodnutý mesačný poplatok.
2. Vzdialený, ale stále bezpečný prístup pre každého
Základné firemné dáta môžu byť dostupné aj na bežných cloudových službách. Väčšie spoločnosti si však, aj vďaka prísnej regulácii a novým pravidlám NIS2 platným od januára tohto roka, nemôžu dovoliť držať tam citlivé údaje o svojich zákazníkoch či podnikaní.
Riešením je tak iba vlastné dátové úložisko, nad ktorým majú lepšiu kontrolu. Prístup do tejto siete nie je možný “odkiaľkoľvek z internetu”, ale iba z vopred vybraných zariadení patriacich vašej firme cez dôkladne zabezpečené a šifrované VPN.
Samozrejmosťou by mala byť dvojfaktorová autentifikácia, ale aj šifrovanie a možné vzdialené vymazanie počítačov v prípade, že na dovolenkách príde k ich strate alebo krádeži.
Profesionálne nastavenie VPN je súčasťou služby Business Internet od SWANu, ktorá nielenže do vašich kancelárii privedie vysokorýchlostný optický internet so zálohou pre prípad výpadku, ale spustí aj neustály jej monitoring a ochranu pred vírusmi či phishingovými nástrojmi.
S hromadným nastavením a správou všetkých PC vo firme vám zas pomôže napríklad Microsoft Intune.
3. Online komunikácia a sledovanie taskov
Počas leta by ste sa už definitívne mali zbaviť neprehľadnej internej komunikácie v preplnených e-mailových schránkach, kde nad stavom projektov nemá nikto kontrolu.
Bežnú komunikáciu na konkrétne témy či jednotlivých klientov smerujte do aplikácií ako je Slack alebo Microsoft Teams.
Vytvoríte si v nich kanály, do ktorých budú mať prístup iba zamestnanci, ktorých sa téma naozaj týka. S históriou komunikácie a ľahkým organizovaním videohovorov navyše vždy nájdu potrebné dokumenty a podklady, ktoré si nebudú musieť pýtať dvakrát.
Na sledovanie stavu jednotlivých projektov sú potom ideálne služby ako Trello alebo Notion. Ku každému projektu priradíte jeho tímlídra a ku každej čiastkovej úlohe deadline, zodpovednú osobu a potrebné dokumenty na jednom mieste.
4. Bezpečné a automatizované účtovníctvo
Fakturácia patrí k najdôležitejším činnostiam každej firmy. Správne a rýchlo vystavené faktúry obsahujúce QR kód znižujú priemerný počet dní, ktorý klienti potrebujú na ich preplatenie.
Pre e-shopy je kľúčové, aby bol fakturačný systém automatizovaný – teda previazaný s platformami ako Shoptet alebo WooCommerce, na ktorých váš obchod beží.
Faktúry, ale aj prípadné upomienky, sa tak budú posielať automaticky, čo odbremení vašich zamestnancov a zníži riziko chýb, za ktoré potom daňový úrad môže udeliť veľké pokuty.
SuperfFaktúra, Pohoda, iDoklad a iné služby ponúkajú presne to, čo potrebujete.
5. Virtuálne čísla a call centrá
Jedno telefónne číslo na vašu firmu, z ktorého sa každý zákazník dovolá presne na to oddelenie, ktoré potrebuje? Počas leta, kedy je hovorov na infolinky oveľa menej než vo zvyšku roka, môžete uvažovať nad zavedením virtuálnej telefónnej ústredne.
SWAN vám pomôže vám znížiť náklady na telefónne paušály a v rámci firmy – teda aj medzi inými pobočkami si voláte úplne zadarmo. Zabezpečíme tiež možnosť nahrať personalizované hlášky v profesionálnej kvalite.
Zvážiť môžete aj profesionálny softvér pre call centrá, ktorý ponúka napríklad CloudTalk. Každé volanie na infolinku je prepojené s CRM systémom, kde program operátorovi pomáha analyzovať sentiment a obsah samotných volaní. Operátor tiež vidí, či už zákazník v minulosti volal, alebo nie. Dokáže tak dramaticky zvyšovať úspešnosť požiadaviek a spokojnosť zákazníkov.
Platí teda, že aj vy si počas leta zaslúžite oddych. Žiadna firma by však nemala zaspať na vavrínoch a zastaviť svoju cestu k maximalizácii a efektivite.