Je leto, kedy má väčšina vašich zamestnancov a klientov dovolenky. Vo väčšine firiem tak dočasne prirodzene klesá prevádzková záťaž, vďaka čomu sú letné mesiace ideálne na obnovu a aktualizáciu celej IT infraštruktúry.
Nasledujúci prehľad prináša pár kľúčových bodov, na ktoré je vo vašej firme čas práve teraz.
Aktualizácia a zálohovanie systémov
Pravidelná aktualizácia operačných systémov by mala byť samozrejmosťou, najmä kvôli bezpečnosti. Všetky zariadenia vo firme by ste rozhodne mali aktualizovať priebežne počas celého roka, nie vždy je to však možné.
Teraz je preto čas na kontrolu toho, či na najnovšie verzie naozaj presedlali všetky oddelenia a zamestnanci. Zvyšné aktualizácie počítačov môžete naplánovať práve teraz – mimo špičkových hodín, aby boli prerušenia v práci minimálne.
Nezabudnite ani na aktualizáciu firmvéru vo firemných sieťových zariadeniach, tlačiarňach či routroch. Leto môže byť pravý čas aj na komplexný prechod na nové verzie najpoužívanejších kancelárskych či grafických softvérov, ktoré spravidla prinášajú viac funkcií, než len bežné aktualizácie.
Rovnako tak platí, že ak sa chystáte migrovať na nové CRM alebo sotvér od iných vývojárov, robte tak radšej v čase, kedy je záťaž najmenšia.
Práve teraz môže byť pravý čas aj na spustenie alebo testovanie produkčných verzií noviniek vo vašich aplikáciách alebo e-shopoch. Po lete (od septembra a októbra) už totiž e-shopy začínajú zažívať stúpajúci počet návštev v súvislosti so sviatkom Black Friday a Vianocami. Buďte na väčší nápor pripravení.
Invertarizujte hardvér a preverte softvér
Prázdne kancelárie sú ideálne na fyzickú inventarizáciu hardvéru, ktorí vo firme používate. Zistite, kto má pridelený aký počítač a príslušenstvo, vrátane monitorov či klávesníc. Dôsledný a aktuálny zoznam potom budete môcť použiť ako návod pri najbližších nákupoch – nové zariadenia budete schopní prideliť tým oddeleniam, ktoré ich najviac potrebujú, čo zvýši spokojnosť aj produktivitu vašich zamestnancov.
Urobiť tiež môžete veľké upratovanie – také, ktoré nezvládne upratovačka, ale iba IT oddelenie. To znamená otvorenie všetkých desktopových zariadení aj notebookov a ich vyčistenie od prachu, čo zníži hlučnosť, predĺži výdrž batérií na jedno nabitie a zamedzí prehrievaniu nielen v neklimatizovaných domácnostiach zamestnancov.
Skontrolovať tiež môžete platnosť jednotlivých licencií, aby ste sa vyhli nepríjemným problémom či pokutám. Inventúru urobte aj na diskoch či serveroch – vymazanie súborov, ktoré už naozaj nepotrebujete, môže ušetriť peniaze za kúpu alebo správu väčšieho priestoru a diskových polí s väčšou kapacitou.
Pripravte sa na prácu z home office
Počas leta chce z domu pracovať väčší počet zamestnancov, najmä tých, ktorí majú doma malé deti. Pre prístup k firemným dátam by ste mali mať sprevádzkovanú VPN. Pokiaľ ju ešte neopužívate, s konfiguráciou vám v rámci doplnkovej služby k nášmu Business Internetu pomôžeme aj my vo SWANe.
Ak si zamestnaci berú pracovné počítače domov, alebo dokonca na dovolenky, stúpa dôležitosť šiftrovania dát na diskoch. Pre všetky firemné účty, vrátane e-mailov, by ste mali mať aktivovanú dvojfaktorovú autentifikáciu (2FA).
Pred odchodom na dovolenky možno nezaškodí usporiadať školenie, ktoré zamestnancom vysvetlí, ako nastaviť všetko potrebné pre prácu z domu, no zároveň ich informuje o rizikách kybernetických útokov – najmä vo forme phishingu.
Podvodné e-maily zvyknú byť maskované ako dovolenkové ponuky alebo zneužívať to, že vaše primárne kontakty u klientov môžu byť “out-of-office” a zamestnancom tak nezablikajú varovné kontrolky, ak zrazu dostanú e-mail či prílohu od iného odosielateľa.
Aj preto je čoraz dôležitejšie nespoliehať sa len na pozornosť vášho tímu a používať aktívnu ochranu proti vírusom, spyware, spamu a phishingovým e-mailom, napríklad v podobe služby Managed Security.
Za túto službu platíte len jednoduchý mesačný poplatok bez veľkých prvotných investícií. Služba je navyše plne outsourcovaná, čo znižuje záťaž vášho IT oddelenia, ktoré sa tak môže venovať iným činnostiam.